Assistenz im Personalwesen (m/w/d) in Vollzeit

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenz im Personalwesen (m/w/d) in Vollzeit.

In dieser Position unterstützen Sie die Personalarbeit organisatorisch und administrativ und sind eine wichtige Schnittstelle zwischen Generalsekretärin, Mitarbeitenden und Führungskräften der DKG sowie externen Partnern. Die Stelle ist abwechslungsreich und mit viel Spielraum, sich aktiv einzubringen und den Bereich weiterzuentwickeln.

Ihre Aufgaben:

• Bewerbungsmanagement
  Unterstützung bei Stellenausschreibungen und Schaltung von Stellenanzeigen
  Organisation eingehender Bewerbungen sowie Kommunikation mit Bewerbenden (Eingangsbestätigungen, Terminabstimmungen, Absagen)
• Mitarbeitendenverwaltung (Ein- und Austritte)
  Vorbereitung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen
  Organisation von Ein- und Austritten in Abstimmung mit der IT
  Erstellung von Willkommenspaketen sowie Organisation von Einweisungen für neue Mitarbeitende
• Personaladministration
  Führung und Pflege der Personalakten
  Administration von Urlaubsansprüchen, Krankheitstagen und Arbeitszeiten
• Zeiterfassung und Fehlzeitenmanagement
  Administration des elektronischen Zeiterfassungssystems (Arbeits- und Urlaubsplänen, Gruppenverwaltung, Fehlzeitenmanagement)
  Abruf elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) über das SV-Meldeportal
• Arbeitssicherheit und Brandschutz
  Funktion als Ansprechpartner/in für Arbeitssicherheit und Brandschutz, einschließlich Organisation von Schulungen und Brandschutzübungen sowie Abstimmung mit externen Beauftragten
• Schulungen und interne Maßnahmen
  Organisation und Koordination von Terminen für interne Schulungen und Maßnahmen, z. B. Erste-Hilfe-Schulungen, interne Fort- und Weiterbildungsangebote, Termine beim Betriebsarzt
• Datenschutz
  Sicherstellung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben im Personalbereich
• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende
  Beratung zu personaladministrativen Themen wie Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung, betrieblicher Vorsorge, Arbeitszeitregelungen sowie Mutterschutz, Elternzeit und Krankmeldungen
• Zusammenarbeit mit dem externen Lohnbüro
  Abstimmung zu Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Ausstellung von Bescheinigungen, Meldung von Fehlzeiten sowie Erstellung von Einkommensnachweisen und Bearbeitung behördlicher Statistiken
• Weiterentwicklung des Personalbereichs
  Mitwirkung beim Aufbau eines digitalen Personalbüros, insbesondere bei der Digitalisierung von Personalakten
  Unterstützung bei der Erstellung eines Mitarbeitendenhandbuchs

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Personal, Verwaltung oder Büromanagement
• Erste Erfahrungen im Personalwesen oder in der Personaladministration von Vorteil
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohe Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Personaldaten
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Serviceorientierung im Umgang mit Mitarbeitenden
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
• Selbstständige, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Teamfähigkeit sowie Freude an koordinierenden und organisatorischen Aufgaben

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Personalbereich
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten bei überwiegender Tätigkeit vor Ort
• Eine verantwortungsvolle Position mit Entwicklungsperspektive
• Sehr gute Erreichbarkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
• Vollzeitstelle: 40 Stunden/Woche, 30 Tage Urlaub im Jahr
• Betriebliche Altersvorsorge und betriebliche Krankenversicherung

Ihre Bewerbung:

Sie haben Fragen oder wollen sich gleich bewerben? Janina Henne freut sich über Ihre Kontaktaufnahme (Tel. 030/322 932 921, E-Mail: personal@krebsgesellschaft.de). Bewerbungsfrist ist der 24.4.2026. Bitte fassen Sie Ihre Unterlagen in einem PDF zusammen.

Datenschutz und Aufbewahrung Ihrer Unterlagen:

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ihre Unterlagen werden ausschließlich zum Zweck der Bewerberauswahl verwendet und spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht – es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Sie haben einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt.

Informationen dazu, wie wir Ihre Daten verarbeiten, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung (8. Eigene Dienste).